Периодически, у нас появляются клиенты с отсутствующим или ужасным документооборотом. Необходимые документы не делаются, делаются не правильно, не тогда когда надо и как надо. (под документами тут имеется ввиду те документы, которые попадают в бухгалтерию или ей нужны для справки (например счета или договора).
Так как плохой документооборот это проблемы не только для клиента, но и для нас, то несколько кварталов мы пытаемся помочь клиенту наладить документооборот, а если видно, что ему это не надо или не хочется, то мы с ним расстаемся. Некачественного бухгалтерского обслуживания и без нас хватает на рынке. А совершенно невозможно оказывать качественное бухгалтерское обслуживание по среднерыночным ценам если клиент не готов приводить свой документооборот в порядок. Ну т.е. мы можем сами делать документы, собирать их по контрагентам клиента, обсуждать необходимые изменения, но это будут уже другие цены.
Так вот по нескольким десяткам клиентов, которые у нас сейчас видно, что есть связь между качественным документооборотом и состоянием бизнеса, скоростью его развития. у убыточных клиентов документооборот хуже, чем у прибыльных. У быстро развивающихся прибыльных клиентов обычно документооборот лучше, чем у тех, кто развивается медленно и/или едва сводит концы с концами. При этом качество документооборота не имеет прямой связи с количеством сотрудников.
Конечно, количество клиентов у нас (пока) небольшое, так что в эту зависимость можно не верить. Но вот такое у нас сложилось мнение.
За два года мы расстались с одним только клиентом. Причиной расставания было его полнейшего пренебрежения к документообороту. Насколько мы знаем сейчас, этого бизнеса уже или нет или клиент прекратил им заниматься отдав партнеру. Сейчас еще один клиент раздумывает, а не закрыть ли бизнес, а мы раздумываем, не расторгнуть ли с ним договор. Так как не удается пока достичь приемлемого качества документооборота.
(к сожалению, есть и из личной практики такие же примеры, когда в упадок приходил бизнес в том числе из за некачественного документооборота.)
Возникла мысль, что некачественный документооборот может быть как одним из признаков неудачного бизнеса. вернее конкретного подхода к конкретному бизнесу, так и одной из причин неудачи.
Для предпринимателя важно понимать, почему плохой документооборот может быть одной из причин неудачи.
-
При плохом документообороте не может быть хорошего учета. Отсутствие хорошего учета не дает вам возможности объективно оценивать критически важные параметры бизнес ( прибыль, долги, структуру затрат, рост складских запасов, потери, динамику изменения показателей).
-
Плохой документооборот не позволяет контролировать деятельность сотрудников и своевременно предпринимать меры по ее коррекции. Более того, может способствовать, например, воровству, уводу клиентов, потере клиентов при уходе сотрудника.
-
Плохой документооборот вызывает проблемы у партнеров (клиентов, поставщиков). Так как документы появляются не тогда когда надо, неправильно оформленные или с ошибками. Выяснится это может во время налоговой проверки у партнера и он за 5-10 дней, отведенных на предоставление документов будет вынужден с вами связываться и вносить исправления. А кому нужны проблемные партнеры ?
-
Плохой документооборот может влиять на налогообложение вашего бизнеса,так как в бухгалтерском и налоговом учете часто бывает так – нет бумажки, плати больше налогов. Неправильная бумажка – плати больше налогов.
-
У вас появляются риски серьезных проблем не только с контролирующими органами, но и ,например, с клиентами. Отсутствие правильно оформленного акта приемки сдачи работ позволит клиенту вернуть полученную предоплату, несмотря на то, что услуги фактически вы оказали. (аналогично может получиться с неоформленной накладной на товар).
-
Вы можете быть не в состоянии подтвердить свою позицию в суде если у вас отсутствуют необходимые документы или они плохо оформлены.
-
Некачественный документооборот может приводить к проблемам с партнерами (акционерами, участниками). Так как финансовый результат фактически нечем подтвердить ( для положительного) или обосновать ( для отрицательного).
-
Некачественный документооборот скорее всего приведет к снижению оценки стоимости бизнеса, если вы захотите его продать.
Наверняка можно долго перечислять проблемы, причиной которых может быть плохой документооборот.
Вам стоит понимать, что чем раньше вы приведете его в порядок, тем легче вам будет вести бизнес, вы будете меньше платить налогов, у вас будет меньше проблем. И, по нашему мнению, вы увеличите шансы на успех бизнеса.
Документооборот хорошо автоматизируется. Даже если вы не можете найти готовую программу для работы с конкретным документом, почти всегда можно недорого дописать кусок к программному обеспечению, которое уже имеется в наличии.
И если вы видите, что ваш поставщик или клиент наплевательски относится к документообороту, стоит задуматься, а не попробовать ли его изменить или сменить. Так как он увеличивает ваши риски и ваши издержки.
Если же вы владелец бизнеса, при этом сами не принимаете участия в операционной деятельности, то плохой документооборот может свидетельствовать о злоупотреблениях менеджмента и уж точно свидетельствует о его [менеджмента] некомпетентности. Заставьте менеджмент измениться или меняйте его. Пока не поздно.