Одна из серьезных проблем для собственника или менеджера – как проверить качество работы своей бухгалтерии. Не секрет, что большинство менеджеров и собственников не обладают необходимыми глубокими знаниями для самостоятельной и полной проверки качества работы бухгалтерии. Однако есть некоторые вещи, которые можно сделать самостоятельно. Если с помощь нижеописанных способов вы найдете ошибки в своей бухгалтерии, рекомендуем вам воспользоваться нашей услугой “экспресс анализ качества бухгалтерского учета” для более детального обследования.
Ниже речь пойдет о некоторых, самых простых возможностях собственника или менеджера компании по контролю работы бухгалтерии. Для тех, у кого система налогообложения УСН (независимо 6% или 15% ). Мы рекомендуем вам вести бухгалтерский учет с самого начала деятельности компании. Что бы вам не говорил ваш бухгалтер, заставьте его вести бухгалтерский учет. Более подробно об этом мы рассказали в предыдущей записи.
Теперь о том, как быстро проверить некоторые вещи в бухгалтерии. Основное, что мы будем проверять, это соответствие данных в бухгалтерском учете с данными в реальной жизни. Расхождения в них однозначно свидетельствуют о проблемах.. Или в бухгалтерии, или в деятельности компании, или в том и другом. Итак, какие же документы и как может использовать собственник или менеджер, чтобы проверить качество работы бухгалтерии и качество ведения бухгалтерского учета.
Баланс и отчет о прибылях и убытках. ( форма N1 и форма N2 ). Каждый квартал, вам необходимо не просто подписывать эти документы, но и внимательно смотреть в них. Вы должны понимать большинство сумм, которые попадают в эти документы, внимательно изучать их и проверять, что они соответствуют действительности. Часть из статей баланса и отчета о прибылях и убытках вы можете проверить самостоятельно и сравнить их с другими источниками информации. По каждой статье баланса и отчета о прибылях и убытках, в которых есть какие то значения, вы должны понимать, что это такое. Не можете разобраться сами, с помощью интернета, задавайте вопросы бухгалтеру. Те суммы, которые можно сравнить с другими источниками – сравните. Например строка 010 в форме N2 ( выручка нетто от … ) это сумма отгруженных товаров и услуг за период ( за который сделана отчетность). Без НДС. Ее можно сравнить с данными по отгрузке Вашей торговой программы ( она же у вас есть ?:) ). Конечно, суммы в бухотчетности могут расходиться с данными вашей торговой программы. Расхождение показывает, насколько белый у вас бизнес, насколько правильно отражаются операции в бухучете или торговой программе. Вы должны понимать, откуда у вас берутся эти расхождения и приводить нежелательные расхождения к нулю.
Попросите у вашего бухгалтера следующие отчеты:
- инвентаризация расчетов с контрагентами
- инвентаризация остатков по складу
- инвентаризация основных средств
- Эти отчеты лучше просить в тот момент, когда бухгалтерия уже готова начислить налоги и сделать официальную отчетность, но еще этого не сделала. Тогда, все найденные ошибки можно будет легко учесть в текущем периоде. Иными словами, мы рекомендуем требовать от бухгалтера нижеописанные отчеты, изучать их, исправлять ошибки если они были найдены, после чего говорить бухгалтерии, что можно считать налоги и делать баланс.
Все эти три отчета можно легко сравнить с реальностью.
Расчеты с контрагентами показывают, кому должны вы и кто должен вам. Уж это то вы должны точно знать. Наличие в бухгалтерии долгов, которых нет реально, может обозначать одно из:
- бухгалтерия не получила необходимых документов, чтобы закрыть расчеты с контрагентом.
- бухгалтерия получила документы, но их не отразила.
- бухгалтерия неправильно отразила расчеты с контарагентом ( оплата по одному договору, отгрузка товаров и услуг по другому договору – как один из примеров )
Возможны и другие варианты, например воровство. Иными словами, у вас не должно быть непонятных вам сумм в этом отчете. Ведь это же ваши долги или долги вам. Ваши долги с вас спросят, а долги вам имеет смысл собирать. По хорошему, с каждым контрагентом надо подписывать ежегодно акт сверки, а с контрагентами, с которыми большой оборот, лучше это делать ежеквартально.
Остатки по складу. Расхождение реальных данных по остаткам товаров и материалов показывает, что у вас в компании или неправильно поставлен учет товаров и материалов, или плохо работает бухгалтерия ( не списывая своевременно то, что можно списать ), или же в компании просто воруют. Естественно, что если у вас на складе лежит “черный” товар, то его не будет в бухучете. В любом случае, необъяснимые расхождения остатков товара должно вас беспокоить и вам необходимо понять, в чем причина этого расхождения.
Наиболее частые причины, по которым остатки товара по складу ( и другим учетным счетам в бухгалтерии отличаются от реальности).
- плохой складской учет. Не все товары приходуются правильно и своевременно, не на все отгрузки правильно и своевременно оформляются документы
- выдача клиенту отгрузочных документов раньше фактического поступления товара на склад. Наиболее часто таким образом отгружаются товары госструктурам, которые не любят платить предоплаты и оплачивают по накладной и счету-фактуре.
- неоформление отгрузок при использовании товаров для внутренних нужд. Например, забрали без оформления картридж со склада и вставили в офисный принтер.
- пересортица в товаре. а именно, несовпадение наименования получаемого/отгружаемого товара с фактическим товаром.
- неправильное оформление возвратов товара, ремонтов и так далее.
- несвоевременное попадание документов в бухгалтерию.
- неправильное оформление документов, что приводит к невозможности отражения их в бухгалтерском учете.
- воровство.
- многое другое
Иными словами. расхождение данных бухгалтерии с реальными остатками товара на складе может свидетельствовать о наличии более или менее серьезных проблем со складским и бухгалтерским учетом. Вы не должны допускать ситуаций, при которых в вашей компании реальный складской остаток расходится с бухгалтерским за исключением случаев, когда вы сами решили, что это надо сделать.
Если ваши ответственные сотрудники ( склада или бухгалтерии ) говорят, что эти расхождения невозможно убрать, скорее всего их надо менять.
Основные средства. Грубо, это то, чем Вы пользуетесь для ведения бизнеса. Мебель, компьютеры, принтеры, прочее оборудование. В этом списке должно быть только то, что у Вас реально есть. Расхождения этого отчета с реальностью обычно связано с причинами, описанными в предыдущем пункте. Бардак в учете, наличие неучтенных ( “черных” ) основных средств, воровство.
Все вышеперечисленное стоит делать каждый квартал. Такая проверка не даст полного представления о качестве работы бухгалтерии, но позволит контролировать регулярно основные и самые простые вещи и даст вам возможность приводить в порядок учет в компании до того, как это штрафами заставят сделать контролирующие органы..
Очень полезным отчетном в бухгалтерии, является оборотно-сальдовая ведомость ( за тот же период, за который делается отчетность). Попросите своего бухгалтера сделать ее для Вас, подробно, по субсчетам и субконто и объяснить, что обозначает каждая строка. В этом отчете Вы найдете гораздо больше точек для контроля, но это потребует от Вас чуть большего погружения в основы бухгалтерского учета.
В заключении хочется сказать, что вышеперечисленные документы не дают возможность проверить всю бухгалтерию. Но если в этих документах вы нашли описанные ошибки, вам стоит задуматься о следующих вещах:
- смена главного бухгалтера, если она(он) не сообщили вам об этих проблемах до того, как вы нашли их сами.
- смена главного бухгалтера, если она(он) не в состоянии их устранить по непонятным для вас причинам. Объяснения, что это никому не нужно, что нас никто не будет проверять не должны вас устраивать.
- смена главного бухгалтера, если по вашему мнению именно бухгалтерия является источником этих проблем.
- приведение в порядок внутренних процессов, если они являются источником проблем.
Если, с помощью вышеописанных документов, вам удалось найти ошибки, возможно стоит заказать более детальную проверку качества ведения бухгалтерского учета. Можно заказать полноценный аудит, но аудит может быть довольно дорогим удовольствием.
Можно обратиться к нам и воспользоваться нашей услугой “экспресс анализ бухгалтерского учета”. За несколько дней и несколько тысяч рублей, мы проведем гораздо более глубокое изучение вашей бухгалтерии и проверим не только вышеописанные проблемы, но и гораздо более сложные и серьезные.
Мы так же с удовольствием проконсультируем Вас по поводу устранения найденных ошибок, реорганизации бизнес процессов или предложим полноценное бухгалтерское обслуживание.