Электронные счета-фактуры, хорошо ли это?

11 апреля случилось знаковое событие. Минюст зарегистрировал приказ ФНС, позволяющий использовать электронные счета фактуры. СОСы (специальные операторы связи) в восторге и рассказывают, какой экономии сейчас мы все добьемся.

Попробуем разобраться, а есть ли мальчик.

Плюсы электронного документооборота можно прочитать много где, например тут. Попробуем посмотреть на минусы, особенно, с позиции малого бизнеса.

1. Дополнительные затраты.

Электронный документооборот – вещь не бесплатная. Его дополнительная стоимость складывается минимум из:

1. Платежа специальному оператору связи. Потому они и радуются.
2. Стоимости ЭЦП. Необходимо отметить, что ее надо регулярно обновлять. Пока каждый год.
3. Стоимость лицензии на средство шифрования.

При этом, ЭЦП нужно на каждое рабочее место, где планируется прием отправка электронных счетов фактур.

2. Дополнительные средства контроля для государства.

Да да, при передаче документа в электронном виде фиксируется все, что можно. Не выставили авансовую счет фактуру в течении 5 дней? Забыли оформить отгрузку ? Сейчас это легко поправить. При электронном документообороте сразу будут видны дата отправки и дата выставления, которая еще и фиксируется специально.

Контур утверждает, что хранит у себя все документы. Если все документы хранятся, то где гарантии, что госорганы не смогут получить к ним доступ без вашего ведома? И даже если предположить, что без вашей ЭЦП или ЭЦП получателя они не смогут расшифровать, но данные о том, кто, кому и когда писал будут доступны.

Так как ЭЦП регулярно необходимо обновлять, то возникает вопрос, как будет организован доступ к старым документам, подписанным устаревшей ЭЦП. Если они будут хранится у оператора в зашифрованном виде, то пользователю придется хранить все старые ЭЦП. И восстанавливать как-то, в случае ее утери, если это технически возможно. Если же они будут хранится в расшифрованном виде, то у госорганов появляются отличные возможности любых проверок, а компания даже знать об этом не будет. Ну как сейчас, с СОРМ у операторов связи.

Работаете с ООО “Помойка” ? А почему со всеми у вас электронный документооборот, а с ними бумажный ? А почему все документы от них получены в последний день квартала ? А почему владелец ЭЦП – алкоголик ?

Раньше можно было сказать, что подпись похожа на мою. С ЭЦП этот номер не пройдет.

Ну и наводнения, пожары, ДТП, воровство, т.е. те события, которые раньше приводили к официальной утрате архивов, не пройдут с электронным документооборотом.

3. Интеграция в бизнес процессы компании

Для того, чтобы электронный документ с контрагентом был возможен, контрагент должен быть подключен к системе электронного документооборота. Если он не подключен, то обмениваться с ним придется обычными бумажными документами. Что тянет за собой несколько проблем:

1. необходимость отслеживания, с кем в каком формате обмениваемся
2. хранение двух типов архивов, электронного и бумажного
3. предоставление по запросам госорганов документов из двух архивов
4. поиск документов в двух архивах

т.е. сейчас есть папка со счетами фактурами за октябрь 2012 г. И известно, что все документы в ней. А если их там нет, то и не было. А теперь что ? Печатать электронные версии и подшивать ? Или искать в двух местах? Или делать программу, которая будет говорить, в каком виде и где лежит тот или иной документ ?

За выданными ЭЦП надо следить, делать новым сотрудникам, аннулировать ушедшим. Пока сотрудник с ЭЦП не пришел, как работать с полученными документами ? ЭЦП приравнивается к личной подписи. Т.е. если директор с ЭЦП уехал в отпуск, то как будет идти работа в компании ?

4. Сомнительная экономия.

Утверждается, что электронный документооборот позволит достичь экономии на том, что не надо будет печатать документы и тратить деньги на их пересылку (или перевозку). А часто ли возникают ситуации, когда документы надо перевозить отдельно? При поставке товаров, ничего не стоит приложить к товару накладную и счет фактуру.  Т.е. в этом случае, экономия от электронного документооборота сомнительна.

Возможно, электронный документооборот будет полезен тем, кто оказывает удаленные услуги    большому количеству клиентов. Например, интернет сервисам. Но работать то он будет тогда, когда это большое количество клиентов будет подключена к системам электронного документооборота. А когда это случится?

5. Кому может быть это полезно ?

Компаниям, с большим документооборотом, которые могут заставить своих контрагентов подключаться к системе электронного документооборота. Т.е. крупнякам. Например, ритейлу.

Компаниям, с постоянными контрагентами, которые разнесены географически.

6. Заключение или перспективы для малого бизнеса.

На наш взгляд, радости от этого события для вас мало. С одной стороны, вы лишаетесь гибкости по работе с документами.С другой, крупняки начнут заставлять контрагентов переходить на электронный документооборот, что увеличит ваши расходы и добавит какое то количество проблем.

7. электронный документооборот как он есть.

Несколько дней назад отправили в ПФР документ в электронном виде. И тишина. Пришлось звонить, звонили звонили, дозвонились:

Мы: Скажите, мы вам несколько дней назад отправили документ, а что с ним?
ПФР: мы переходим на новую версию программного обеспечения, позвоните через пару недель.

Вот такой вот электронный документооборот.

8. Впереди планеты всей