Многие, причем не только начинающие, халатно относятся к правильному оформлению своих отгрузочных документов клиентам (накладные на товар, акты приемки-сдачи услуги и так далее). Вроде деньги от клиента получили, обязательства выполнили, а то, что подписи и печати нет, да и не очень нужна, как кажется.
На самом деле, это неправильная позиция. Даже в том случае, если вы свои обязательства перед клиентом выполнили, то за его деньгами могут прийти. Причем не только сам клиент, который захочет по разным причинам вернуть деньги, но и другие люди.
Например, на прошлой неделе, к двоим знакомым пришли конкурсные управляющие, которые ведут банкротство бывших клиентов знакомых. По данным бухгалтерии клиентов знакомые им должны денег. Естественно, что конкурсные управляющие хотят эти деньги получить добровольно или через суд. И если знакомые не смогут подтвердить документально или каким-то иным способом, что этих долгов не существует, то деньги придется отдать. Как бы неприятно и/или несправедливо это не было.
Так что даже с клиентами важно, чтобы все отгрузочные документы были правильно оформлены и надлежащим образом подписаны уполномоченным лицом. Т.е. если документы со стороны клиента подписывает не генеральный директор, а кто-то еще, то у этого кого-то еще должна быть доверенность.
Кроме того, стоит аккуратно оформлять документы в случаях, если клиент реорганизуется, заменяет компанию покупателя, платит деньги с третьего лица и так далее. Так как формально, в этом случае оплаты и отгрузки могут оказываться на разных юридических лицах и при неправильном оформлении плательщик может вернуться и забрать свои деньги.
Стоит регулярно подписывать акты сверок с клиентами. Особенно с крупными, особенно, если были какие то сложные расчеты, в том числе из-за той же реорганизации, передачи долгов и так далее. Стоит учитывать, что акт сверки имеет право без доверенности подписать только генеральный директор, даже главному бухгалтеру на такое действие нужна доверенность.
Иными словами, правильный документооборот с клиентами не менее важен чем с поставщиками.
Изучая бухгалтерию очередного потенциального клиента, обнаружили, что не описали несколько важных способов быстрой оценки квалификации бухгалтера и качества работы бухгалтерии.