О порядке оформления путевых листов.
Путевой лист является одним из документов, подтверждающим расходы на ГСМ. Его оформление является обязательным.
Периодичность оформления.
Если ваша компания не является специализированной транспортной организацией (не осуществляет деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом), то путевой лист можно оформлять не каждый день, а с иной периодичностью, но на срок не более, чем один месяц. Такое право закреплено в Приказе Минтранса РФ от 18.08.2008 №152, раздел III пункт 10.
Указанный порядок оформления желательно закрепить в локальном документе, например, приказе или распоряжению по предприятию.
Форма путевого листа.
Можно применять:
формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 (безопасный выбор);Постановление 78
или формы путевых листов, разработанных самостоятельно.
В этом случае путевой лист должен содержать обязательные реквизиты в соответствии со статьей 9 Закона №129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц;
и соответствовать требованиям Приказа Минтранса №152(ссылка на документ по тексту выше).
Возможность использования самостоятельно разработанной формы путевого листа подтверждается также и разъяснениями Минфина РФ.
--------------------------------
Вопрос: В связи с утверждением Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 новых правил оформления путевых листов вправе ли организация использовать для списания на затраты организации, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, расходы на ГСМ для служебного автотранспорта по путевым листам, самостоятельно разработанным организацией?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО от 25 августа 2009 г. N 03-03-06/2/161 Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов и сообщает следующее.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".
По нашему мнению, путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным Приказом, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В.РАЗГУЛИН