Акты приемки-сдачи работ и услуг вашим клиентам. Нужны они или нет. Можно ли без них обойтись.

Часто возникают вопросы на тему актов вашим клиентам:

1. Нужны ли они им?
2. Можно ли без них обойтись?
3. Как же возможно сделать акты сотням и тысячам клиентов интернет сервиса? это же сложно, невыгодно.
4. И другие.

Зачем вообще нужны акты?

Для Исполнителя акт подтверждает, что он выполнил работу или оказал услугу (далее работа) и клиент ее принял без замечаний. Стоит учитывать, что если вы получили предоплаты за работы, эти работы сделали, но у вас нет подписанного акта, то клиент может потребовать возврат денег и в большинстве случаев вы ему эти деньги вернете, даже проиграв суды. Кроме самого факта выполнения работ, акт подтверждает так же срок выполнения работ, что может быть очень важным с точки зрения штрафных санкций за просрочку работ. Особенно при работе с физлицами, так как по закону, в случае просрочки работ, выполняемых для физлица, исполнитель обязан заплатит ему штрафные санкции из расчета 3% в день.

Для Заказчика акты нужны чтобы принять выполненные работы к бухгалтерскому и налоговому учету. Если актов нет, то Заказчик не сможет уменьшить свои налоги на стоимость ваших работ.

Кроме того, фактически актами закрываются денежные взаиморасчеты между Заказчиком и Исполнителем. Или же по акту возникает задолженность. Иными словами, если вы работу сделали, а предоплаты за нее не было, то задолженность Заказчика перед вами возникает обычно после подписания им акта приемки сдачи работ.

Резюме. Акты нужны вам независимо от того, Заказчик Вы или Исполнитель.

Можно ли без них обойтись?

На этот вопрос мы давно ответили тут

3. Как же возможно сделать акты сотням и тысячам клиентов интернет сервиса? Это же сложно, невыгодно.

Обратите внимание на Билайн (и, скорее всего, остальных операторов связи). Они все высылают документы своим миллионам клиентов. В том числе и потому, что обязаны. Просто расходы на изготовление документов заложены в тарифы. Конечно, такой документооборот требует дополнительных расходов. Поэтому при разработке бизнес планов, при формировании тарифов, вы должны учитывать расходы на документооборот. Например, если минимальная стоимость вашей услуги 50 рублей, а отправка заказного письма с уведомлением 100 рублей, то стоит хорошо подумать, а имеет ли смысл оказывать такую услугу. Или же как-то так изменить документооборот, чтобы документы не надо было отправлять по почте. Мы не можем дать конкретных советов для всего многообразия ваших бизнесов, дадим лишь общие.

1. Форма акта не регулируется законодательством, за исключением некоторых видов деятельности, например, строительных работ. Так же не регулируется способ его подписи, заверения, начала действия. В связи с этим, никто не мешает вам написать в Акте, что если в течении 15 дней после его получения Заказчик не направил вам мотивированный отказ от приемки работ, то они считаются принятыми. Естественно, что стоит оговорить такой способ приемки сдачи работ в договоре. После этого вам остается лишь тем или иным способом доставить акт клиенту и обязательно иметь подтверждение доставки.

2. Если Акт требует подписи Заказчика, то вам необходимо, чтобы она была оригинальной, чтобы акт был подписан уполномоченным лицом и на нем стояла печать. Если Акт подписывает лицо по доверенности, то вам нужна копия доверенности. В случае, если Заказчик физическое лицо, достаточно только оригинала подписи.

3. Если вы воспользовались нашим советом из первого пункта и сделали акт, в котором подпись Заказчика необязательна, то вам нужно подтверждение, что Заказчик этот акт получил. Это может быть почтовое уведомление о вручении. Или отчет транспортной компании о том, что курьер доставил акт Заказчику.

4. Так как форма акта не регламентированна, то оформление акта должно соответствовать статье 9 федерального закона "О бухгалтерском учете..." №402-ФЗ:

 Статья 9. Первичные учетные документы. 

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

4. В принципе, так как отправка по почте с описью и уведомлением это довольно дорого, никто не мешает делать вам акты ежемесячно или по факту выполнения работ, а отправлять их раз в квартал. Просто так и пропишите в договоре. Можно предложить клиенту получать акты у вас в офисе бесплатно, а отправку по почте сделать за дополнительные деньги.

5. И последнее. Если вы сначала выполняете работы, а потом получаете за них деньги, то пусть клиент вам платит не по счету, а по акту. Т.е. вы направляете ему акт по электронной почте, он делает платежное поручение и в нем пишет, оплата за качественно выполненные работы (оказанные услуги ) по акту N111 от 01.01.2011 на сумму . Таким образом вы получите подтверждение, что работы выполнены.

Если у вас возникают вопросы по поводу конкретно вашего бизнеса, свяжитесь с нами, мы постараемся найти способ сделать так, чтобы и акты были, и затраты на них были минимальны.
Ну и не забывайте закладывать расходы на документооборот в ваши планы.