Apr 032011
 

Бардак в документахПериодически, у нас появляются клиенты с отсутствующим или ужасным документооборотом. Необходимые документы не делаются, делаются не правильно, не тогда когда надо и как надо. (под документами тут имеется ввиду те документы, которые попадают в бухгалтерию или ей нужны для справки (например счета или договора).

Так как плохой документооборот это проблемы не только для клиента, но и для нас, то несколько кварталов мы пытаемся помочь клиенту наладить документооборот, а если видно, что ему это не надо или не хочется, то мы с ним расстаемся. Некачественного бухгалтерского обслуживания и без нас хватает на рынке. А совершенно невозможно оказывать качественное бухгалтерское обслуживание по среднерыночным ценам если клиент не готов приводить свой документооборот в порядок. Ну т.е. мы можем сами делать документы, собирать их по контрагентам клиента, обсуждать необходимые изменения, но это будут уже другие цены.

Так вот по нескольким десяткам клиентов, которые у нас сейчас видно, что есть связь между качественным документооборотом и состоянием бизнеса, скоростью его развития. у убыточных клиентов документооборот хуже, чем у прибыльных. У быстро развивающихся прибыльных клиентов обычно документооборот лучше, чем у тех, кто развивается медленно и/или едва сводит концы с концами. При этом качество документооборота не имеет прямой связи с количеством сотрудников.

Конечно, количество клиентов у нас (пока) небольшое, так что в эту зависимость можно не верить. Но вот такое у нас сложилось мнение.

За два года мы расстались с одним только клиентом. Причиной расставания было  его полнейшего пренебрежения к документообороту. Насколько мы знаем сейчас, этого бизнеса уже или нет или клиент прекратил им заниматься отдав партнеру. Сейчас еще один клиент раздумывает, а не закрыть ли бизнес, а мы раздумываем, не расторгнуть ли с ним договор. Так как не удается пока достичь приемлемого качества документооборота.

(к сожалению, есть и из личной практики такие же примеры, когда в упадок приходил бизнес в том числе из за некачественного документооборота.)

Возникла мысль, что некачественный документооборот может быть как одним из признаков неудачного бизнеса. вернее конкретного подхода к конкретному бизнесу, так и одной из причин неудачи.

Для предпринимателя важно понимать, почему плохой документооборот может быть одной из причин неудачи.

  1. При плохом документообороте не может быть хорошего учета. Отсутствие хорошего учета не дает вам возможности объективно оценивать критически важные параметры бизнес ( прибыль, долги, структуру затрат, рост складских запасов, потери, динамику изменения показателей).
  2. Плохой документооборот не позволяет контролировать деятельность сотрудников и своевременно предпринимать меры по ее коррекции. Более того, может способствовать, например, воровству, уводу клиентов, потере клиентов при уходе сотрудника.
  3. Плохой документооборот вызывает проблемы у партнеров (клиентов, поставщиков). Так как документы появляются не тогда когда надо, неправильно оформленные или с ошибками. Выяснится это может во время налоговой проверки у партнера и он за 5-10 дней, отведенных на предоставление документов будет вынужден с вами связываться и вносить исправления. А кому нужны проблемные партнеры ?
  4. Плохой документооборот  может влиять на налогообложение вашего бизнеса,так как в бухгалтерском и налоговом учете часто бывает так – нет бумажки, плати больше налогов. Неправильная бумажка – плати больше налогов.
  5. У вас появляются риски серьезных проблем не только с контролирующими органами, но и ,например, с клиентами. Отсутствие правильно оформленного акта приемки сдачи работ позволит клиенту вернуть полученную предоплату, несмотря на то, что услуги фактически вы оказали. (аналогично может получиться с неоформленной накладной на товар).
  6. Вы можете быть не в состоянии подтвердить свою позицию в суде если у вас отсутствуют необходимые документы или они плохо оформлены.
  7. Некачественный документооборот может приводить к проблемам с партнерами (акционерами, участниками). Так как финансовый результат фактически нечем подтвердить ( для положительного) или обосновать ( для отрицательного).
  8. Некачественный документооборот скорее всего приведет к снижению оценки стоимости бизнеса, если вы захотите его продать.

Наверняка можно долго перечислять проблемы, причиной которых может быть плохой документооборот.

Вам стоит понимать, что чем раньше вы приведете его в порядок, тем легче вам будет вести бизнес, вы будете меньше платить налогов, у вас будет меньше проблем. И, по нашему мнению, вы увеличите шансы на успех бизнеса.

Документооборот хорошо автоматизируется. Даже если вы не можете найти готовую программу для работы с конкретным документом, почти всегда можно недорого дописать кусок к программному обеспечению, которое уже имеется в наличии.

И если вы видите, что ваш поставщик или клиент наплевательски относится к документообороту, стоит задуматься, а не попробовать ли его изменить или сменить. Так как он увеличивает ваши риски и ваши издержки.

Если же вы владелец бизнеса, при этом сами не принимаете участия в операционной деятельности, то плохой документооборот может свидетельствовать о злоупотреблениях менеджмента и уж точно свидетельствует о его [менеджмента] некомпетентности. Заставьте менеджмент измениться или меняйте его. Пока не поздно.

Прокомментировать

%d bloggers like this: