Дата публикации: Октябрь 2010.

Командировочные и представительские расходы для начинающих предпринимателей.

В этот раз мы просто и доступно расскажем начинающим предпринимателям о двух видах расходов, с которыми часто приходится сталкиваться в обычной жизни - расходах на командировки и представительских расходах. Как можно учесть такие расходы, что к ним относится, как они должны быть оформлены и каково их влияние на налогообложение компании при применении различных налоговых систем.

Расходы на командировки (командировочные)

Общая информация

Поиск клиентов или партнеров, участие в бизнес-выставках или семинарах, переговоры с иностранными поставщиками или производителями-все это обычно связано с поездками по служебным делам, проще говоря – с командировками.

В соответствии с п.п.12 п.1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки включают в себя:

• Проезд работника к месту командировки и обратно (билеты, трансфер на вокзал или в аэропорт)
• Наем жилого помещения (в том числе расходы на проживание в гостинице)
• Суточные
• Оформление и выдача виз, паспортов, приглашений и пр.
• Консульские и иные сборы за право проезда, транзита транспорта и т.д.
• Оплата за услуги нотариуса за нотариальное оформление необходимых документов
• Другие расходы, связанные с командировками

Оформление командировочных расходов. (что требовать от сотрудников)

Требования стандартные–командировочные расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Независимо от системы налогообложения, которую вы применяете, расходы на командировки обычно оформляются следующими документами:

Перечень документов для оформления командировки и отчета о ней.

Документ	Комментарии
Приказ о направлении в командировку.	Унифицированная форма Т-9 (Т-9а). Документ обязательный
Командировочное удостоверение	Унифицированная форма Т-10. Документ обязательный, за исключением командировок за границу
Копия паспорта (загранпаспорта) с отметками о пересечении границы.	Для зарубежных командировок
Билеты	В том числе электронные (распечатка)
Документы, подтверждающие расходы на услуги гостиницы	Счета, накладные, акты и/или счета-фактуры, а также кассовый чек при оплате наличными либо бланк строгой отчетности.
Служебное задание и Отчет об исполнении	Унифицированная форма Т-10а. Обязательный документ, в котором указывается цель поездки и ее результат.
Авансовый отчет	Унифицированная форма АО-1. В случае если сотруднику выдавались под отчет наличные денежные средства (в рублях или валюте) в течение 3-х дней после возвращения из командировки он должен представить отчет и вернуть неиспользованные средства в кассу. Отчет также оформляется, если сотрудник расплачивался корпоративной или личной банковской картой.
Прочие документы	Подтверждающие расходы на оплату трансфера до вокзала/аэропорта/гостиницы, оплата проезда по автобану, оплата за выдачу визы и так далее.

Влияние командировочных расходов на налогообложение.

Важно С 01.01.2009 суточные нормируются только для расчета НДФЛ. Налоговым кодексом установлены суммы суточных, в пределах которых они не облагаются налогом:

• 700 рублей при командировках на территории России.
• 2500 рублей при командировках за границу.

В случае если локальным документом установлены нормативы, превышающие указанные цифры, сумма превышения включается в налогооблагаемый доход сотрудника.

Учет командировочных расходов при применении ОСНО (обычной системы налогообложения)

Расходы на командировки принимаются в размере фактических затрат и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. С 01 января 2009 года нормирование суточных отменено, теперь для расчета налога на прибыль они принимаются в размере, установленном самостоятельно организацией. Таким документом может быть приказ руководителя или Положение о командировочных расходах.

Учет командировочных расходов при применении УСН 15% (доходы минус расходы).

На основании п. п. 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ командировочные расходы уменьшают базу по единому налогу. Однако не следует забывать, что расходы в данном случае будут признаваться кассовым методом, то есть после их фактического осуществления и оплаты. Расходы на командировки исключением не являются.

Учет командировочных расходов при УСН 6% (УСН доходы)

Базу по единому налогу командировочные расходы не уменьшат. Несмотря на это, учет командировочных все равно выгоден, так как оплата командировочных за счет компании позволяет сэкономить на налогах с оплаты труда.

Вместе с тем следует иметь в виду, что в отсутствие оформленных документов, подтверждающих направленность расходов на получение доходов, налоговый орган (или фонд) попробует признать это выплатами в пользу физических лиц с соответствующим доначислением налогов, взносов и штрафных санкций.

Бизнес-класс и другие атрибуты успешного бизнесмена.

Авиабилет бизнес-класса, проживание в лучшей гостинице известной сети, трансфер из аэропорта на лимузине. Можно ли учесть в расходах стоимость такой «роскоши»?. Можно. Минфин признал право налогоплательщика на билеты «повышенной комфортности» и иные аналогичные расходы, поскольку никаких ограничений по таким расходам НК РФ не устанавливает. Но вероятность претензий со стороны налогового органа в процессе проверки, конечно, исключаться не может.

Представительские расходы. Их учет и влияние на налогообложение компании.

Общая информация.

Это раньше представительские расходы в малом бизнесе были экзотикой, сейчас это норма. Начинающие предприниматели точно так же как и представители среднего и крупного бизнеса встречаются с потенциальными или существующими клиентами за деловым завтраком. А почему нет?

К тому же, оплата таких расходов за счет средств компании позволяет на абсолютно законных основаниях получать ощутимую экономию налогов для ее владельца.

К примеру, если такие расходы оплачивать из средств, полученных в качестве заработной платы, то сумма таких расходов автоматически увеличивается на 13% (НДФЛ) + 14% (ставка страховых взносов для УСН) или же 13 % + 26 % (ставка страховых взносов для ОСНО). Ставки страховых взносов указаны действующие на момент написания статьи. Напомним, что с 2011 года ставка страховых взносов вырастет и для тех и для других и составит 34%.

Определение представительских расходов дано в пункте 2 статьи 264 НК РФ.

Представительские расходы – это расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. К представительским расходам относятся также расходы на официальный прием участников совета директоров или иного руководящего органа (не очень актуально для малого бизнеса).

К представительским расходам относятся:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно
• буфетное обслуживание во время переговоров
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Оформление представительских расходов.

Как и любые другие расходы, представительские расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Такие требования предъявляются в статье 252 НК РФ.

Деловой завтрак (обед, ужин) с представителем контрагента.

Кроме кассового чека (слипа банковской карты) и ресторанного счета нужно оформить Акт о произведенных расходах, с указанием времени и места встречи, ФИО представителей обеих сторон, тематики встречи. Акт составляется в произвольной форме и подписывается руководителем компании. Также оформляется авансовый отчет по форме АО-1 (в случае если счет был оплачен наличными или кредиткой).

Переговоры, встречи, совещания в офисе (или в арендованном специально для них помещении).

Расходы подтвердит программа встречи, утвержденная смета расходов, Отчет о результатах встречи, Акт о произведенных расходах. В случае если расходы были оплачены по безналу, должны быть соответствующие документы – накладные, акты, счета-фактуры. Если расходы были оплачены наличными, то дополнительно должен быть оформлен авансовый отчет.

Интересно. Долгое время был спорным и очень актуальным вопрос – а можно ли учитывать расходы на алкоголь и табачную продукцию в качестве представительских расходов. И в каком размере. Можно, в конце концов, сказали налоговики и Минфин, налогоплательщиков же поддерживали суды. Ограничение, которое предъявляет финансовое ведомство к таким расходам – они должны быть осуществлены в «размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок). При этом ст. 5 Гражданского кодекса Российской Федерации под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе». (Письмо Минфина РФ от 9 июня 2004 г. N 03-02-05/1/49). То есть никаких конкретных показателей финансовое ведомство не устанавливает.

Представительские расходы и налогообложение

Учет представительских расходов при применении ОСНО (основной системе налогообложения)

Представительские расходы уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но нормируются. Это значит, что принять такие расходы к учету для целей налогообложения в размере фактических затрат нельзя.

Максимальный размер представительских расходов, который можно учесть при расчете по налогу на прибыль, составляет 4 % от суммы расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. А часть расходов, которая превышает установленный норматив, придется списывать за счет собственных средств компании.

Общая сумма расходов на оплату труда определяется не только как сумма оплаты по окладам, но и включает в себя отпускные, оплату по среднему и т д., то есть те расходы, которые указаны в статье 255 НК РФ.

Например, если за 9 месяцев 2010 года расходы компании на оплату труда составили (по налоговому учету) 90000 рублей, то максимальная сумма представительских расходов, которые можно принять для расчета налога на прибыль составит:

90000*4%=3600 рублей.

Важно. При отсутствии расходов на оплату труда никакие представительские расходы не уменьшат налогооблагаемую базу, поскольку не представляется возможным исчислить норму.

Учет представительских расходов при применении при применении УСН 15%

Представительские расходы при расчете единого налога не учитываются. Вообще.

Вы можете осуществлять такие расходы с соответствующим документальным оформлением, но уменьшить налоговую базу при расчете единого налога на них не получится. Представительские расходы в статье 346.16 НК РФ не поименованы, список расходов закрыт.

Учет представительских расходов при применении при применении УСН 6%

Поскольку на налогообложение в данном случае представительские расходы не влияют, основная задача – подтвердить экономическую направленность расходов для бизнеса. То есть оформить все как положено. При отсутствии подтверждающих документов налоговая инспекция может признать такие расходы личными (то есть подлежащими включению в налоговую базу по налогу на доходы), доначислить налог, штрафы и пени. Такие же санкции возможны и в случае проверки со стороны внебюджетных фондов.

Заключение

А в заключении хочется обратить внимание начинающих предпринимателей на один интересный момент. То, с чем приходится сталкиваться на практике ну очень часто. Это нежелание бухгалтерии заниматься оформлением и учетом таких расходов, с одной стороны, потому что лень, с другой стороны аргумент, что расходы копеечные и нет смысла их учитывать. А в результате происходит переплата налогов, увеличение расходов, а иногда совершенно излишняя в этом случае потребность в неучтенных наличных деньгах. Да, возможная сумма экономии не велика. Однако решение о том, что учитывать, а что нет, не может принимать бухгалтер.

Теперь представьте, что компания растет, в ней уже под два (а то и больше) десятка сотрудников, команда менеджеров, которая ездит на встречи, в командировки, встречается с клиентами и заказчиками и так далее. Соответственно растут расходы и на командировки и на представительские. И если с самого начала работы у вас не будет не будет порядка в учете и использовании средств компании, то в дальнейшем ситуация будет только ухудшаться. Гораздо проще установить правила и придерживаться их с того момента, как только у вас появился первый наемный сотрудник, чем эти правила вводить в действие в уже достаточно большой коллектив. Как правило, любые изменения, связанные с дополнительным контролем или с дополнительной работой (по мнению работников) даются с большим трудом.